PowerPoint
Astuces
Pour une présentation réussie
Astuces présentation
Comment réaliser une présentation PowerPoint intéressante ?
Vous trouverez ci-dessous quelques astuces pour vous aider lors de vos présentations devant un public ou en réunion.
Préparation
Répétez en condition réelle ou devant des collègues. Le meilleur moyen de corriger ses erreurs c’est de répéter sa présentation devant ses collègues, ou mieux de se filmer. L’idéal est de faire sa présentation devant une personne qui ne connaît rien au sujet afin de s’assurer que la présentation et le langage utilisé soient compréhensibles par tous.
Le but n’est PAS d’apprendre par cœur son discours (une grosse erreur !), mais de savoir exactement ce que vous allez dire. En effet, si vous n’écrivez pas la trame complète de votre discours, vous n’aurez pas une vision exhaustive de ce que vous allez dire (NB: vous devrez relire ce texte 3 ou 4 fois maximum pour être capable de vous en inspirer sans faire du par cœur).
Synthétiser en quelques points clés les éléments essentiels à indiquer par slides, ainsi que les 2 ou 3 idées fortes que vous voulez faire passer afin de ne pas les oublier. Ce document doit tenir sur une feuille A4 pliée en 4 (recto+verso) afin que vous puissiez éventuellement la tenir à la main lors de la présentation (nb: écrivez au stylo à bille et non à encre ou crayon gris, si vous tenez vos fiches à la main l’encre déteindra avec la transpiration…).
Pendant la présentation
Le b.a.-ba de la présentation. Comment comptez-vous tenir l’attention de votre audience si vous ne réussissez pas à maintenir un contact visuel suffisant ? Néanmoins réussir ce tour devant un nombre important de personne n’est pas toujours chose facile, surtout pour les plus timides d’entre nous. Pour vous aider, n’hésitez pas à placer un ou deux collègues dans votre audience afin qu’ils servent de points de repères amicaux. En addition, repérez les visages souriants dans la salle, ces derniers seront toujours les plus faciles à soutenir. Idéalement vous prendrez quatre points de repères : deux dans les premiers rangs et deux dans les derniers rangs. Enfin n’hésitez pas, tout au long de votre discours, à balayer la salle de votre regard pour faire comprendre à votre audience que vous ne vous focalisez pas que sur une seule personne.
Utilisez l’émotion dans vos présentations ! Écoutez votre instinct et osez sortir un peu de l’ordinaire. Un peu d’humour aide à garder votre auditoire attentif. Si le sujet s’y prête et si vous n’en abusez pas. L’émotion attachée aux histoires est plus efficace que les argumentations rationnelles, traditionnelles. Ce qui ne veut pas dire que les histoires ne sont faites que d’émotion, il y a aussi du tangible.
Il est communément admis que 80 % de la communication reste non verbale. Ce qui veut dire que vos interlocuteurs passeront plus de temps à analyser vos gestes, vos positions,…que le sens de vos paroles. Privilégiez donc une attitude gestuelle ouverte : regardez la foule, souriez et soyez le plus expressif possible. N’en faites pas trop non plus, vos auditeurs ne sont pas venus voir un one man show. Trouvez le juste milieu permettant de retenir au maximum l’attention de votre public durant toute la durée de votre présentation. Finalement, n’oubliez pas de rester neutre si un intervenant s’exprime et que vous n’avez pas la parole. On assiste parfois à un relâchement total (bâillement, regard évasif…) qui peuvent impacter négativement l’ensemble de la présentation. Si un collègue s’exprime à votre place, n’hésitez donc pas à rester attentif et à acquiescer ses dires afin de conforter son discours.
Il n’y a rien de plus soporifique qu’une voix monotone, surtout si votre présentation tend à durer dans la longueur. Il vous appartient donc d’apprendre à varier les intonations afin que vos paroles captent l’oreille de votre public de la façon la plus agréable possible. Prenez le temps pour respirer durant votre discours, articuler, et surtout apprenez à faire des pauses. Un flux continu de paroles aura de bonne chance d’entrainer rapidement le désintérêt de votre audience. N’oubliez pas que pour vous un silence peut durer très longtemps, alors que pour vos auditeurs cela passe très vite. Laisser des blancs dans votre discours peut leur permettre de réfléchir par rapport à certaines de vos idées clés. On pardonnera facilement à une personne quelques problèmes de timidité, de stress… mais on ne pardonnera pas les personnes qui font des présentations inaudibles ou incompréhensibles.
Cela peut passer par des questions posées à votre auditoire, lancer un sondage à mains levées peut également être une bonne idée. Le but est de montrer que l’implication et l’interaction de votre public compte également, et que vous ne les voyez pas juste comme une foule passive. Gardez à l’esprit que ce genre d’interactivité doit être incorporé afin de faire avancer le discours dans votre sens. Evitez donc de vous piéger vous-même en permettant au public d’utiliser cette interactivité pour vous critiquer. Pour éviter cela, usez de votre imagination. Vous pouvez mettre en place un jeu de rôle par exemple, où une personne se charge de faire la présentation et le second se charge de jouer le rôle du néophyte qui interrompt la présentation de temps en temps afin de poser une question basique (« Et si j’utilise ce produit, ça marche aussi avec … »).
Pour terminer
Evitez de partir aussitôt que la présentation soit finie, ce serait montrer un grand manque de politesse envers vos auditeurs. Allouez donc toujours une case horaire pour une séance de questions réponses et rendez cet exercice le plus agréable possible. Tout d’abord, introduisez cette séance avec un jeu de mot (“ maintenant la parole est à vous ”,…). Pensez à ne pas faire durer cette séance, généralement vous aurez une série de questions basiques durant une dizaine de minutes. Au-delà, vous risquez de vous confronter à « la question qui tue » à laquelle vous ne saurez tout simplement pas répondre. Ce serait bête de gâcher toute la crédibilité de votre présentation en quelques secondes. N’hésitez donc pas à proposer un petit cocktail de clôture à vos participants qui permettra aux plus téméraires d’entre eux de vous parler en privé afin de leur laisser l’opportunité de poser leurs questions.
Eviter de laisser partir vos auditeurs sans un souvenir physique de la présentation. Lorsque vous prendrez la parole pour la première fois, expliquez-leur qu’un résumé de vos PowerPoint leur sera offert en fin de séance. Cela vous évitera au maximum de les voir prendre des notes au lieu de vous écouter, ce qui risque de les faire passer à côté de certains messages importants. Accompagnez ce résumé d’un cadeau « goodie » dans une pochette est également toujours le bienvenu si vous restez simple (code de réduction,…). Le but n’est pas non plus de les acheter. Enfin, n’hésitez pas à partager une copie de votre PowerPoint sur OneDrive par exemple. Les intéressés pourront y accéder à tout moment depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone.
Remarques astuces présentation
Il va de soi que les astuces présentées ci-dessous ne sont pas tenues pour être généralistes et pour s’appliquer à tous les types de situations que vous pourriez rencontrer lors de vos présentations. En effet, il existe une multitude de facteurs qui peuvent rentrer en jeu et influencer le bon déroulement de celle-ci (le type de public visé, la taille de l’audience, le temps alloué, etc.)
L’oralité n’est pas une science exacte, il n’existe donc pas de « présentation type » disponible pour faire face à tous les types de situations auxquels un orateur peut être amené à faire face. Néanmoins, il existera toujours des conseils importants qu’il sera important de prendre en considération lorsque vous serez amené à capter de la meilleure façon possible l’attention de votre audience.
Il existera toujours trois phases distinctes dans le déroulement d’une présentation : un avant, un pendant et un après. Sans avoir la prétention de proposer ce qui se fait de mieux dans le domaine, le guide exposé ci-dessous vous permettra d’appréhender les erreurs les plus courantes propres à ces trois phases.
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